Lộ trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang kê khai thuế từ 2026: đúng pháp lý, kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí, không gián đoạn kinh doanh.
I. Vì sao hộ kinh doanh cần một lộ trình chuyển đổi?
Những thay đổi về quản lý thuế trong giai đoạn 2025–2026 khiến nhiều hộ kinh doanh cảm thấy lo lắng: mô hình thuế khoán quen thuộc sẽ được thay thế bằng cơ chế tự kê khai – tự nộp, mọi doanh thu phải được ghi nhận minh bạch và kết nối qua hóa đơn điện tử theo chuẩn dữ liệu mới. Đây là điều hoàn toàn khác với cách vận hành trước đây, vốn đơn giản và ít giấy tờ.
Tuy nhiên, điều khiến hộ kinh doanh băn khoăn không phải bản thân quy định, mà là:
“Liệu mình có làm sai không?” — “Chi phí chuyển đổi có cao không?” — “Lỡ sai thì có bị phạt không?” — “Có cách nào chuyển đổi êm, không rối rắm?”
Thực tế, cơ quan thuế đang thúc đẩy chuẩn dữ liệu và cơ chế đối soát theo thời gian thực, nhưng điều này cũng mở ra cơ hội cho hộ kinh doanh quản lý doanh thu rõ ràng hơn, kiểm soát chi phí tốt hơn và hạn chế sai sót khi quyết toán. Vấn đề không nằm ở việc phải thay đổi ngay lập tức, mà là từng bước hiểu — chuẩn bị — rồi mới làm, để mọi thứ diễn ra nhẹ nhàng.
Trong bối cảnh đó, lộ trình trở thành công cụ quan trọng. Không phải là một mệnh lệnh hành chính, mà là một cách để giảm rủi ro, tránh bị động, và tối ưu chi phí khi phải áp dụng hệ thống mới. Lộ trình giúp hộ kinh doanh biết mình đang ở đâu, cần chuẩn bị gì trước, và khi nào cần chuyển sang bước tiếp theo — vừa đủ, không làm quá.
Một lộ trình rõ ràng không chỉ giúp tránh phạt hay tránh sai sót, mà còn giúp hộ kinh doanh tận dụng cơ hội: bán hàng minh bạch hơn, dễ kiểm soát dòng tiền hơn, và đặc biệt là không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.
II. Nền tảng pháp lý & những thay đổi cốt lõi định hình lộ trình 2026
Để hiểu vì sao hộ kinh doanh cần một lộ trình chuyển đổi, điều quan trọng nhất là nắm rõ bức tranh pháp lý đang thay đổi như thế nào. Giai đoạn 2025–2026 không phải là sự thay đổi rời rạc, mà là kết quả của nhiều văn bản pháp luật đang đồng thời siết chặt chuẩn dữ liệu, cơ chế lập hóa đơn và phương thức quản lý thuế.
Căn cứ pháp lý
- Quyết định số 3352/QĐ-CT ngày 31/10/2025 của Cục Thuế về việc ban hành Kế hoạch “60 ngày cao điểm chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai đối với hộ kinh doanh”.
- Quyết định số 3389/QĐ-BTC ngày 06/10/2025 của Bộ Tài chính phê duyệt Đề án “Chuyển đổi mô hình và phương pháp quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuế khoán”.
- Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị quyết số 68-NQ/TW năm 2025 và Nghị quyết số 198/2025/QH15 về cải cách và hiện đại hóa quản lý thuế.
Nội dung
Theo Mục 1 và Mục 2 Phần II của Kế hoạch ban hành kèm Quyết định số 3352/QĐ-CT:
- Mục tiêu:
Chuyển đổi thực chất mô hình quản lý thuế từ khoán sang kê khai, theo hướng dẫn của Luật Quản lý thuế và các nghị quyết liên quan.
Tăng cường tuyên truyền, hỗ trợ hộ kinh doanh tự giác chuyển đổi sang hộ kê khai hoặc doanh nghiệp; thúc đẩy tính tuân thủ tự nguyện, minh bạch và công bằng trong kê khai – nộp thuế.
Hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, dữ liệu và công cụ quản lý điện tử, hướng tới thủ tục thuế “1 chạm”.
Thực hiện đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc, theo tinh thần Đề án tại Quyết định số 3389/QĐ-BTC ngày 06/10/2025. - Phạm vi và thời gian triển khai:
Áp dụng toàn quốc, trọng tâm tại các khu chợ, tuyến phố thương mại, địa bàn có nhiều hộ kinh doanh khoán.
Thời gian thực hiện: từ 01/11/2025 đến 30/12/2025 (60 ngày).
Như vậy, chiến dịch 60 ngày cao điểm đánh dấu bước chuẩn bị quan trọng để hộ kinh doanh chuyển sang mô hình kê khai chính thức từ 01/01/2026, đảm bảo thống nhất, minh bạch và phù hợp định hướng cải cách thuế quốc gia.
Theo dõi bài viết Toàn cảnh nghĩa vụ thuế hộ kinh doanh 2025 để có cái nhìn tổng quan nhất về những thay đổi dành cho hộ kinh doanh.
III. Quy trình 8 bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai (theo quy định hiện hành)
Theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp khoán thuế. Tất cả phải nộp thuế theo pháp luật quản lý thuế, tức là chuyển sang phương pháp kê khai.
Điều này đồng nghĩa: không chỉ thay đổi cách nộp thuế, mà toàn bộ hệ thống chứng từ – hóa đơn – sổ sách – cách ghi nhận doanh thu sẽ phải chuẩn hóa. Dưới đây là 8 bước chuyển đổi theo đúng quy định hiện hành:
Bước 1 – Nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế
Hộ kinh doanh nộp Mẫu 08-MST (ban hành theo Thông tư 86/2024/TT-BTC) để chuyển phương pháp tính thuế từ khoán sang kê khai.
→ Đây là bước kích hoạt chính thức của quá trình chuyển đổi.
Bước 2 – Kiểm kê và lập biên bản toàn bộ hàng tồn kho
Hộ kinh doanh lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho (cả hàng hóa có hóa đơn và không có hóa đơn) để làm cơ sở đưa vào số dư đầu kỳ của sổ sách.
→ Đây là dữ liệu gốc của hệ thống kế toán mới.
Bước 3 – Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng mô hình
Khi đã chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
- Bán lẻ trực tiếp → đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Dịch vụ, bán buôn → đăng ký hóa đơn điện tử thông thường (hóa đơn bán hàng).
→ Lựa chọn loại hóa đơn đúng giúp hộ giảm rủi ro sai sót và tối ưu chi phí.
Bước 4 – Trang bị phần mềm kế toán hoặc tự lập sổ trên Excel
Hộ kinh doanh có thể:
- Dùng phần mềm kế toán dành cho hộ kê khai, hoặc
- Tự làm trên Excel nếu nắm chắc nghiệp vụ.
→ Đây là bước nhiều hộ lo lắng về chi phí – nên được cân nhắc theo quy mô và nhu cầu.
Bước 5 – Thiết lập hệ thống sổ sách theo đúng quy định
Hộ kinh doanh phải tổ chức 7 loại sổ kế toán theo Phụ lục 2 – Thông tư 88/2021/TT-BTC.
→ Đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc khi chuyển sang kê khai.
Bước 6 – Thực hiện kê khai thuế định kỳ (tháng hoặc quý)
Nộp tờ khai thuế theo:
- Mẫu 01/CNKD (ban hành theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Kèm Phụ lục 01-2/BK-HĐKD nếu có phát sinh và có căn cứ xác định doanh thu.
(Nếu doanh thu được cơ quan chức năng xác nhận thì không phải nộp phụ lục.)
→ Đây là phần thay đổi lớn nhất với hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai.
Bước 7 – Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh
Tách biệt với tài khoản cá nhân để phục vụ giao dịch của hộ kê khai.
→ Giảm rủi ro về dòng tiền, thuận tiện đối soát – đặc biệt trong bối cảnh thuế siết dữ liệu.
Bước 8 – Đăng ký đóng BHXH (nếu có lao động) và cho chủ hộ
Hộ kinh doanh kê khai phải thực hiện nghĩa vụ: Đóng BHXH cho người lao động (nếu có), và cho chính chủ hộ kinh doanh theo quy định.
Lưu ý quan trọng
Khi đã chính thức nộp thuế theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho mọi hoạt động mua vào – bán ra.
→ Đây là điểm mấu chốt của mô hình kê khai: thiếu hóa đơn = rủi ro.
IV. Quy trình chi tiết dành cho hộ kinh doanh
Hướng dẫn chi tiết kèm video tại bài viết sau: https://1ketoan.com/2025/11/25/ho-kinh-doanh-can-chuan-bi-gi-khi-xoa-bo-thue-khoan/
V. Hóa đơn điện tử không khó khi Hộ Kinh Doanh bắt đầu đúng lộ trình
Việc chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai khiến nhiều hộ kinh doanh lo lắng: chi phí có tăng không, quy trình có rườm rà hơn không, liệu mình có sai sót dẫn đến bị phạt? Thực tế, hóa đơn điện tử hay sổ sách kế toán không phải là phần khó nhất. Điều khó nhất là biết mình cần bắt đầu từ đâu, đi theo đúng trình tự, và tránh những lỗi nhỏ nhưng có thể gây rủi ro lớn.
Một lộ trình rõ ràng sẽ giúp hộ kinh doanh đi từng bước chắc chắn: biết cần chuẩn bị gì, dự trù được chi phí, hạn chế sai sót và giữ hoạt động kinh doanh ổn định. Điều quan trọng là bạn không phải tự làm tất cả một mình.
Nếu cần, các đơn vị hỗ trợ như TOPA hoặc 1ketoan có thể đồng hành trong suốt quá trình — từ rà soát ban đầu, thiết lập hệ thống hóa đơn, đến chuẩn hóa sổ sách và kê khai định kỳ. Mục tiêu không phải ép buộc thay đổi, mà là giúp bạn chuyển đổi an toàn – tối ưu – đúng pháp lý.