Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), nhiều người lao động và kế toán thường đặt ra câu hỏi: nếu cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế và phát sinh số thuế nộp thừa, thì có cần phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng hay không.

Việc hiểu đúng quy định pháp luật không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện thủ tục đúng quy định, mà còn tránh phát sinh các bước hành chính không cần thiết. Nội dung dưới đây sẽ làm rõ quy định mới nhất liên quan đến vấn đề này theo văn bản pháp luật hiện hành.

Quy định về hoàn thuế khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN

Căn cứ Mục 5 Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026, quy trình thực hiện đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định như sau:

“5. Khai quyết toán thuế/ Hoàn thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế

• Trình tự thực hiện:
• Bước 1.
  ++ Trường hợp (1): Khai quyết toán thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế: Cá nhân thuộc diện quyết toán theo quy định chuẩn bị hồ sơ khai thuế và gửi đến cơ quan thuế. Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
  ++ Trường hợp (2): Hoàn thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chi cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [46] – “Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế hoặc chỉ tiêu [47] – “Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.”

Như vậy, theo quy định tại Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026, trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế và phát sinh số thuế nộp thừa, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng.

Thay vào đó, cá nhân chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn tại:

• Chỉ tiêu [46] – “Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế”; hoặc
• Chỉ tiêu [47] – “Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước”

trên tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi thực hiện quyết toán thuế.

Quy định này góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nộp thuế khi thực hiện nghĩa vụ thuế hằng năm.

Cá nhân được hoàn thuế thu nhập cá nhân trong những trường hợp nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, quy định về quản lý thuế đối với thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 6. Quản lý thuế đối với thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ quy định của Luật này, Chính phủ quy định về kỳ tính thuế theo năm đối với thu nhập từ kinh doanh, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, kỳ tính thuế theo từng lần phát sinh đối với các khoản thu nhập khác của cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú; thời điểm xác định thu nhập tính thuế; quyết toán thuế; hoàn thuế đối với trường hợp cá nhân có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp hoặc chưa đến mức phải nộp; trách nhiệm khấu trừ, khai thay, nộp thay cho người nộp thuế phù hợp với quy định của Luật Quản lý thuế.”

Theo quy định nêu trên, cá nhân được hoàn thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp:

• Số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, hoặc
• Cá nhân chưa đến mức phải nộp thuế theo quy định.

Việc hoàn thuế thường phát sinh sau khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, khi số thuế đã khấu trừ trong năm cao hơn nghĩa vụ thuế thực tế phải nộp.

Thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế TNCN gồm những khoản nào?

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, ngoại trừ các khoản thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm các khoản sau:

• Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.
• Tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức.
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác, ngoại trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, trợ cấp tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công do Chính phủ quy định.

Việc xác định chính xác thu nhập chịu thuế là cơ sở quan trọng để tính toán đúng nghĩa vụ thuế và thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

03 điều kiện để được hoàn thuế TNCN tự động

Trong trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thuế hiện đã triển khai cơ chế hoàn thuế tự động nhằm rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, hồ sơ hoàn thuế TNCN sẽ được xử lý tự động nếu đáp ứng 03 điều kiện sau:

Điều kiện 1: Thông tin kê khai phải khớp với dữ liệu cơ quan thuế

Thông tin kê khai của người nộp thuế cần khớp với dữ liệu tổng hợp do các tổ chức chi trả thu nhập đã kê khai với cơ quan thuế, bao gồm:

• Chỉ tiêu 20: Tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán.
• Chỉ tiêu 45: Tổng số thuế đề nghị hoàn trả trên tờ khai nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán.
• Người nộp thuế không thay đổi các chỉ tiêu trên tờ khai gợi ý.
• Số căn cước công dân tồn tại duy nhất tại một mã số thuế.

Điều kiện 2: Cơ quan chi trả đã nộp thuế thay cho người nộp thuế

Các tổ chức chi trả thu nhập phải đảm bảo:

• Không còn nợ tiểu mục 1001 trong kỳ đề nghị hoàn.
• Số tài khoản ngân hàng của người nộp thuế khớp với dữ liệu do hệ thống ngân hàng cung cấp.
• Người nộp thuế đã liên kết tài khoản ngân hàng trên ứng dụng eTax Mobile.
• Cá nhân đã hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế của các kỳ trước.

Điều kiện 3: Tờ khai quyết toán không kèm hồ sơ giảm thuế đặc biệt

Tờ khai quyết toán thuế không kèm theo hồ sơ giảm thuế trong các trường hợp:

• thiên tai
• hỏa hoạn
• bệnh hiểm nghèo

Trong trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, hệ thống công nghệ thông tin của ngành thuế sẽ tự động tạo đề xuất hoàn thuế, lập quyết định hoàn thuế và lệnh hoàn trả để chuyển cơ quan có thẩm quyền ký điện tử.

Thời gian xử lý tự động chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo tiếp nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ không thuộc diện hoàn thuế tự động, hồ sơ sẽ được chuyển sang cán bộ thuế để thực hiện kiểm tra và xử lý theo quy trình thông thường.

Trường hợp không được hoàn thuế tự động cần xử lý như thế nào?

Trên thực tế, không phải tất cả hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 đều đáp ứng điều kiện để được hoàn thuế tự động. Đối với các trường hợp này, người nộp thuế cần chủ động rà soát và phối hợp với cơ quan thuế để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng và kịp thời.

Chủ động liên hệ cán bộ thuế

Người nộp thuế nên:

• Tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo nơi cư trú hoặc nơi nộp hồ sơ)
• Gọi điện đến bộ phận một cửa hoặc đội quản lý thuế cá nhân để hỏi về tình trạng hồ sơ
• Trường hợp cần thiết, có thể đến trực tiếp cơ quan thuế và cung cấp mã hồ sơ điện tử để được kiểm tra nhanh

Việc liên hệ sớm sẽ giúp xác định rõ hồ sơ đang ở bước nào: đang chờ xử lý, cần bổ sung hay có sai sót.

Kiểm tra lại dữ liệu mã số thuế

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ không được hoàn tự động là dữ liệu mã số thuế chưa đồng bộ.

Người nộp thuế cần:

• Đăng nhập hệ thống eTax hoặc eTax Mobile để kiểm tra thông tin cá nhân
• Đối chiếu mã số thuế với CCCD, đảm bảo chỉ tồn tại một mã số thuế duy nhất
• Kiểm tra tình trạng mã số thuế: còn hoạt động, không bị trùng hoặc sai thông tin

Nếu phát hiện có nhiều mã số thuế hoặc sai lệch thông tin, cần thực hiện điều chỉnh với cơ quan thuế trước khi tiếp tục xử lý hoàn thuế.

Đối chiếu thông tin với các đơn vị chi trả thu nhập

Dữ liệu hoàn thuế chỉ được xử lý chính xác khi thông tin từ cá nhân và doanh nghiệp chi trả thu nhập khớp nhau.

Người nộp thuế cần:

• Tổng hợp toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập
• So sánh với dữ liệu hiển thị trên hệ thống tra cứu quyết toán thuế
• Kiểm tra các yếu tố: tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, thời gian làm việc

Trong trường hợp phát sinh chênh lệch:

• Liên hệ trực tiếp với bộ phận kế toán của doanh nghiệp
• Yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung dữ liệu đã kê khai với cơ quan thuế

Đặc biệt cần lưu ý các trường hợp:

• Thiếu tháng thu nhập
• Sai số tiền khấu trừ
• Phát sinh thu nhập tại đơn vị không còn làm việc

Việc chủ động kiểm tra, đối chiếu và phối hợp sớm với các bên liên quan sẽ giúp quá trình hoàn thuế thu nhập cá nhân được xử lý nhanh hơn, hạn chế tối đa việc hồ sơ bị kéo dài hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Kết luận

Từ các quy định nêu trên có thể thấy rằng, khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế, nếu phát sinh số thuế nộp thừa, người nộp thuế không phải lập hồ sơ hoàn thuế riêng.

Thay vào đó, cá nhân chỉ cần kê khai số thuế đề nghị hoàn tại các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN. Quy định này góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người nộp thuế trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.