Hướng dẫn đầy đủ theo quy định mới nhất — Thông tư 18/2026/TT-BTC & Thông báo 85/TB-CT
Từ năm 2026, nhiều quy định mới về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh chính thức có hiệu lực. Bài viết này tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết — từ thời hạn kê khai, mẫu biểu, sổ kế toán, đến các tình huống thực tế — giúp hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng chủ động tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
1. Hộ kinh doanh dưới 500 triệu có phải kê khai thuế không?
1.1. Quy định miễn thuế theo luật mới
Theo khoản 25 Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024 (được sửa đổi tại Luật Thuế GTGT sửa đổi 2025), hàng hóa và dịch vụ của hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống thuộc diện không chịu thuế GTGT.
Đồng thời, Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định rõ: cá nhân cư trú có hoạt động sản xuất, kinh doanh với doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Như vậy, kể từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm được miễn cả hai loại thuế chính: thuế GTGT và thuế TNCN.
1.2. Miễn thuế không có nghĩa là miễn kê khai
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất và cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều vi phạm không đáng có. Nhiều hộ kinh doanh cho rằng: “Doanh thu dưới 500 triệu thì không phải nộp thuế, nên cũng không cần kê khai.” Thực tế hoàn toàn ngược lại.
Quy định hiện hành yêu cầu hộ kinh doanh — dù thuộc diện miễn thuế — vẫn phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế, thực hiện kê khai đúng kỳ và đúng mẫu biểu, đồng thời ghi chép sổ kế toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Mục đích của việc kê khai là giúp cơ quan thuế xác định chính xác ai thực sự thuộc diện miễn thuế, ai đã vượt ngưỡng và cần chuyển sang nộp thuế, đồng thời phát hiện các trường hợp có dấu hiệu kê khai chưa trung thực.
Lưu ý: Hộ kinh doanh không kê khai doanh thu dù không phát sinh thuế phải nộp vẫn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi không nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn.
2. Thời hạn kê khai thuế hộ kinh doanh dưới 500 triệu năm 2026
2.1. Nguyên tắc chung từ năm 2027 trở đi
Theo nguyên tắc chung được quy định trong các văn bản mới, hộ kinh doanh có doanh thu không vượt quá 500 triệu đồng/năm thực hiện kê khai 1 lần/năm, với hạn cuối là ngày 31/01 của năm dương lịch tiếp theo. Tức là kê khai cho năm 2027 sẽ có hạn cuối là 31/01/2028, kê khai cho năm 2028 sẽ có hạn cuối là 31/01/2029 — và cứ thế tiếp tục.
2.2. Quy định đặc biệt cho năm 2026 — Năm chuyển tiếp
Năm 2026 là năm đặc biệt, áp dụng cơ chế chuyển tiếp theo Thông báo 85/TB-CT ngày 29/01/2026. Thay vì kê khai 1 lần như thông thường, hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai 2 lần trong năm:
| Lần kê khai | Giai đoạn | Thời hạn |
| Lần 1 | 6 tháng đầu năm (01/01 – 30/06/2026) | 31/07/2026 |
| Lần 2 | 6 tháng cuối năm (01/07 – 31/12/2026) | 31/01/2027 |
Mốc 31/07/2026 là điểm nhiều hộ kinh doanh dễ bỏ lỡ nhất vì chưa quen với chu kỳ kê khai mới. Cần đặt nhắc nhở từ sớm để tránh vi phạm không đáng có.
2.3. Thời hạn kê khai theo từng tình huống cụ thể
Không phải mọi hộ kinh doanh đều có lịch kê khai giống nhau. Dưới đây là hướng dẫn theo từng trường hợp thực tế:
| Tình huống | Kê khai lần 1 | Kê khai lần 2 |
| Hoạt động ổn định cả năm 2026 | 31/07/2026 | 31/01/2027 |
| Bắt đầu kinh doanh trước 30/06/2026 | 31/07/2026 | 31/01/2027 |
| Bắt đầu kinh doanh từ 01/07/2026 trở đi | Không cần | 31/01/2027 |
| Chấm dứt kinh doanh trong 6 tháng đầu | 31/07/2026 | Không cần |
| Chấm dứt kinh doanh trong 6 tháng cuối | 31/07/2026 | 31/01/2027 |
Điều quan trọng không nằm ở việc kê khai mấy lần, mà là hiểu đúng mình đang thuộc trường hợp nào để thực hiện đúng nghĩa vụ.
3. Hướng dẫn kê khai: mẫu biểu và hình thức nộp
3.1. Mẫu tờ khai thuế áp dụng từ năm 2026
Ngày 05/03/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ và thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 05/03/2026, thay thế Thông tư 40/2021/TT-BTC trước đó.
Theo Danh mục mẫu biểu ban hành kèm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, mẫu kê khai thuế áp dụng cho hộ kinh doanh dưới 500 triệu là Mẫu số 01/TKN-CNKD — Tờ khai thuế năm cho hộ kinh doanh nhóm 1. Mẫu này được sử dụng cho các trường hợp: hộ kinh doanh có doanh thu trong năm từ 500 triệu đồng trở xuống; hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo phương pháp thuế suất nhân doanh thu và có đề nghị hoàn thuế; cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà trong năm chưa thực hiện khấu trừ và nộp thuế.
3.2. Hình thức nộp tờ khai
Theo quy định mới, hộ kinh doanh thực hiện kê khai điện tử qua một trong ba kênh chính: Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn); hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế tỉnh/thành phố; hoặc ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại thông minh.
Đối với hộ kinh doanh chưa quen thao tác điện tử, có thể đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi quản lý để được cán bộ thuế hỗ trợ và hướng dẫn kê khai.
Lưu ý: Ứng dụng eTax Mobile được đánh giá là hình thức tiện lợi nhất — có thể kê khai bất kỳ lúc nào, không cần đến cơ quan thuế, giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng phổ thông.
3.3. Các bước kê khai qua eTax Mobile
Bước 1: Tải và đăng nhập ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản thuế điện tử. Bước 2: Chọn mục “Kê khai thuế” và chọn “Khai thuế năm” (hoặc “Khai thuế 6 tháng” với kỳ đặc biệt năm 2026). Bước 3: Chọn mẫu tờ khai 01/TKN-CNKD. Bước 4: Điền thông tin doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ. Bước 5: Kiểm tra, nộp tờ khai và lưu lại mã biên nhận để đối chiếu khi cần.
4. Sổ kế toán hộ kinh doanh dưới 500 triệu
4.1. Có bắt buộc ghi sổ kế toán không?
Có. Theo Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC, dù thuộc diện không phải nộp thuế GTGT và TNCN, hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng/năm vẫn phải ghi chép doanh thu phát sinh trong quá trình kinh doanh thông qua Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ — Mẫu số S1a-HKD.
Mục đích của việc ghi sổ là giúp cơ quan thuế theo dõi doanh thu thực tế và xác định thời điểm hộ kinh doanh vượt ngưỡng 500 triệu — từ đó kịp thời phát sinh nghĩa vụ thuế tương ứng.
4.2. Cấu trúc Mẫu sổ S1a-HKD
Mẫu sổ S1a-HKD có cấu trúc đơn giản, gồm ba cột chính: Cột A ghi ngày tháng thực hiện ghi sổ; Cột B ghi nội dung diễn giải, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra trong kỳ; Cột 1 ghi số tiền doanh thu thu được từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.
4.3. Hướng dẫn ghi sổ
Việc ghi sổ không đòi hỏi chuyên môn kế toán cao. Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch phát sinh hoặc tổng hợp định kỳ theo tuần, tháng — tùy đặc thù hoạt động kinh doanh.
Một số lưu ý quan trọng: ghi đầy đủ, không bỏ trống các kỳ phát sinh doanh thu; đảm bảo số liệu trong sổ khớp với doanh thu kê khai trên tờ khai 01/TKN-CNKD; lưu giữ sổ tối thiểu 5 năm để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu; không cần ghi chi phí, chỉ cần theo dõi doanh thu.
Hộ kinh doanh sử dụng phần mềm bán hàng hoặc máy POS có thể tổng hợp dữ liệu từ hệ thống để ghi vào sổ, thay vì ghi thủ công từng giao dịch.
5. Khi doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu: Điểm chuyển quan trọng
5.1. Ý nghĩa của ngưỡng 500 triệu
Ngưỡng 500 triệu đồng không chỉ là điều kiện để được miễn thuế — đây là điểm chuyển trạng thái nghĩa vụ của hộ kinh doanh. Khi doanh thu lũy kế trong năm vượt qua mốc này, hộ kinh doanh phải chuyển sang kê khai thuế theo quý thay vì theo năm, đồng thời phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT và thuế TNCN trên phần doanh thu phát sinh, và phải thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi phương thức kê khai.
5.2. Chuyển đổi ngay — không chờ đến cuối năm
Đây là điểm nhiều hộ kinh doanh hiểu sai. Việc chuyển sang kê khai theo quý bắt đầu ngay từ quý phát sinh vượt ngưỡng — không phải đợi đến cuối năm mới xử lý.
Ví dụ minh họa: nếu đến tháng 8, doanh thu lũy kế đã vượt 500 triệu đồng, thì ngay từ quý III (tháng 7–9) hộ kinh doanh đã phải kê khai và nộp thuế theo quý — không chờ đến tháng 12.
Hậu quả nếu không theo dõi sát doanh thu: kê khai sai kỳ, thiếu doanh thu; chậm chuyển nghĩa vụ, bị phạt chậm nộp; bị truy thu thuế cho các kỳ chưa kê khai đúng; có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
5.3. Cách theo dõi doanh thu hiệu quả
Để tránh rủi ro, hộ kinh doanh nên tổng hợp doanh thu theo tháng vào sổ S1a-HKD để có số liệu lũy kế rõ ràng. Đặt cảnh báo nội bộ khi doanh thu lũy kế đạt 400 triệu đồng để chuẩn bị trước cho việc chuyển đổi. Chủ động liên hệ cơ quan thuế khi nhận thấy doanh thu sắp vượt ngưỡng để được hướng dẫn thủ tục kịp thời. Tuyệt đối không tự điều chỉnh doanh thu nhằm tránh vượt ngưỡng — hành vi này có thể bị xử lý về tội trốn thuế.
6. Công cụ và hỗ trợ từ cơ quan thuế năm 2026
6.1. Ứng dụng eTax Mobile
Cục Thuế các tỉnh, thành phố đang đẩy mạnh hướng dẫn hộ kinh doanh sử dụng eTax Mobile. Ứng dụng cho phép kê khai thuế mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại; tra cứu nghĩa vụ thuế và lịch sử kê khai; nhận thông báo về thời hạn kê khai sắp đến; và nộp thuế điện tử trực tiếp từ ứng dụng.
6.2. Hóa đơn điện tử và dữ liệu tự động
Từ năm 2026, hệ thống cơ quan thuế đã tích hợp dữ liệu từ hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh có thể tra cứu tổng doanh thu từ hóa đơn đã xuất trong kỳ làm cơ sở lập tờ khai. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công và tăng độ chính xác của dữ liệu kê khai.
6.3. Chương trình hỗ trợ trực tiếp
Nhiều Chi cục Thuế đã triển khai chương trình hỗ trợ trực tiếp như “15 ngày đồng hành cùng hộ kinh doanh”, trong đó cán bộ thuế chủ động đến tận nơi để hỗ trợ hộ kinh doanh đăng ký tài khoản và sử dụng eTax Mobile, hướng dẫn điền mẫu tờ khai 01/TKN-CNKD, và giải đáp thắc mắc về quy định kê khai cũng như sổ kế toán.
Đây là bước chuyển dịch quan trọng trong cách tiếp cận của cơ quan thuế: từ “kiểm tra và xử lý” sang “hỗ trợ và đồng hành” — giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng ngay từ đầu thay vì để phát sinh sai phạm rồi mới xử lý.
7. Những sai sót phổ biến và cách phòng tránh
7.1. Các lỗi thường gặp nhất
Phần lớn vi phạm về kê khai thuế của hộ kinh doanh không xuất phát từ cố ý mà từ thiếu thông tin hoặc hiểu chưa đúng quy định.
| Sai sót | Nguyên nhân | Hậu quả |
| Bỏ qua mốc 31/07/2026 | Quen với lịch kê khai cũ 1 lần/năm | Bị phạt vi phạm hành chính |
| Không kê khai vì nghĩ miễn thuế là miễn tất cả | Hiểu sai quy định | Bị xử phạt do không nộp hồ sơ khai thuế |
| Không theo dõi doanh thu lũy kế | Thiếu sổ sách ghi chép | Chậm chuyển nghĩa vụ, bị truy thu |
| Kê khai sai doanh thu | Ghi chép thiếu chính xác | Bị xử phạt, truy thu và phạt chậm nộp |
| Không lưu hồ sơ sau kê khai | Chủ quan | Khó đối chiếu khi bị kiểm tra |
7.2. Checklist tự kiểm tra tuân thủ
Hộ kinh doanh nên tự kiểm tra theo danh sách sau để đảm bảo tuân thủ đầy đủ:
☐ Đã đăng ký tài khoản eTax Mobile và có thể đăng nhập thành công
☐ Đã ghi chép sổ doanh thu S1a-HKD từ đầu năm
☐ Đã đặt nhắc lịch kê khai lần 1 trước ngày 31/07/2026
☐ Đã đặt nhắc lịch kê khai lần 2 trước ngày 31/01/2027
☐ Đang theo dõi doanh thu lũy kế hàng tháng để phát hiện khi gần vượt ngưỡng 500 triệu
☐ Đã biết mẫu tờ khai cần dùng là Mẫu 01/TKN-CNKD
☐ Đã lưu lại biên nhận sau mỗi lần kê khai điện tử
8. Câu hỏi thường gặp
Tôi mới bắt đầu kinh doanh từ tháng 8/2026, vậy có cần kê khai lần 1 vào 31/7 không?
Không cần. Vì bạn bắt đầu sau ngày 1/7/2026 nên chỉ cần kê khai đúng một lần duy nhất, hạn chót là 31/01/2027. Bạn không bị ràng buộc bởi mốc giữa năm.
Tháng này tôi chưa bán được gì, doanh thu bằng 0. Vẫn phải nộp tờ khai à?
Vẫn phải nộp. Tờ khai với doanh thu bằng 0 hoàn toàn hợp lệ và bạn không phát sinh đồng thuế nào — nhưng việc nộp tờ khai là bắt buộc để cơ quan thuế biết bạn vẫn đang hoạt động. Bỏ qua bước này có thể bị phạt dù không nợ thuế.
Tôi muốn nhờ vợ kê khai hộ được không?
Được, nhưng cần làm giấy ủy quyền hợp lệ. Người được ủy quyền phải dùng tài khoản đại lý thuế để thực hiện, không thể dùng tài khoản cá nhân thông thường. Nếu chỉ là hỗ trợ kỹ thuật — ví dụ giúp bạn bấm điện thoại nộp trên eTax Mobile — thì không cần ủy quyền.
Lỡ quên kê khai đúng hạn thì bị phạt bao nhiêu?
Mức phạt dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy số ngày trễ và mức độ vi phạm. Nếu bạn chậm dưới 10 ngày và đây là lần đầu, nhiều trường hợp chỉ bị nhắc nhở chứ chưa bị phạt tiền. Tốt nhất là liên hệ Chi cục Thuế địa phương ngay khi nhận ra để được hướng dẫn xử lý — chủ động bao giờ cũng nhẹ hơn bị phát hiện.
Doanh thu tôi vừa vượt 500 triệu thì thuế GTGT tính từ đồng đầu tiên hay chỉ phần vượt?
Tiếc là tính từ đầu, không được trừ 500 triệu. Khi vượt ngưỡng, toàn bộ doanh thu sẽ được áp tỷ lệ thuế GTGT theo ngành nghề của bạn — không có phần miễn trừ nào giữ lại. Đây chính là lý do nên theo dõi doanh thu sát sao để chủ động chuẩn bị, tránh bị động khi chuyển nghĩa vụ.
Tôi bán hàng online, doanh thu khoảng hơn 3 tỷ/năm nhưng không có hóa đơn đầu vào. Tính thuế TNCN kiểu gì?
Theo Luật Thuế TNCN 2025, mức doanh thu từ trên 3 tỷ đến 50 tỷ thì thuế TNCN được tính theo công thức: (doanh thu trừ chi phí) nhân với thuế suất 17%. Vấn đề bạn đặt ra — không có hóa đơn đầu vào — là tình huống khá phổ biến với người bán online. Trường hợp này bạn nên liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế để được hướng dẫn cách lập bảng kê chi phí thay thế, thay vì tự xử lý vì dễ sai.
Tôi mở quán ăn nhỏ, cần giữ những loại sổ sách gì?
Tùy doanh thu của bạn. Nếu dưới 500 triệu/năm thì đơn giản lắm — chỉ cần một cuốn sổ doanh thu (Mẫu S1a-HKD), ghi ngày tháng, nội dung và số tiền thu được là đủ. Nếu doanh thu từ 500 triệu đến 3 tỷ thì cũng chủ yếu theo dõi doanh thu, thêm một chút chi tiết hơn. Chỉ khi doanh thu trên 3 tỷ hoặc nộp thuế TNCN theo thu nhập thực thì mới cần bộ 4 sổ đầy đủ hơn. Nhiều phần mềm bán hàng hiện nay đã tích hợp sẵn các mẫu sổ này, bạn có thể hỏi Chi cục Thuế gần nhất để được giới thiệu giải pháp phù hợp với quy mô của mình.
Tôi cho thuê phòng trọ 10 phòng, mỗi phòng 1 triệu/tháng — tức là 120 triệu/năm. Tôi có phải nộp thuế không?
Với mức 120 triệu/năm thì bạn chưa phải nộp thuế GTGT lẫn thuế TNCN vì nằm dưới ngưỡng 500 triệu. Tuy nhiên bạn vẫn cần thông báo doanh thu với cơ quan thuế: năm 2026 thực hiện 2 lần — lần 1 trước 31/07/2026 cho 6 tháng đầu năm, lần 2 trước 31/01/2027 cho 6 tháng cuối năm. Từ năm 2027 chỉ cần thông báo 1 lần/năm trước ngày 31/01.
Tôi cho thuê căn hộ, doanh thu hơn 500 triệu/năm thì tính thuế như thế nào?
Phần doanh thu vượt trên 500 triệu sẽ chịu thuế TNCN 5%. Riêng thuế GTGT thì tính trên toàn bộ doanh thu với tỷ lệ 5%. Ví dụ bạn thu 700 triệu/năm: thuế TNCN tính trên 200 triệu (phần vượt), thuế GTGT tính trên 700 triệu.
Tôi muốn kê khai thuế cho thuê nhà trên eTax Mobile nhưng không thấy mục kê khai theo năm ở đâu?
Đây là hạn chế hiện tại của ứng dụng — eTax Mobile chưa hỗ trợ kê khai thuê tài sản theo năm dương lịch. Trong lúc chờ cập nhật, bạn vào cổng dichvucong.gdt.gov.vn để thực hiện, tại đó có thể chọn kỳ kê khai theo năm đầy đủ.
Tôi muốn mở hộ kinh doanh dạy Pilates, cần chuẩn bị gì?
Không phức tạp như nhiều người nghĩ. Bạn cần chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và nếu có nhiều thành viên hộ gia đình cùng tham gia thì thêm văn bản ủy quyền cho một người đứng đầu. Thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế được làm liên thông một lần, có thể nộp trực tiếp tại UBND xã/phường, qua bưu điện, hoặc online tại hokinhdoanh.dkkd.gov.vn. Sau khi phê duyệt, mã số thuế sẽ được cấp tự động, bạn không cần chạy thêm bước nào khác.
9. Tóm tắt và kết luận
Những điểm cốt lõi cần ghi nhớ
Về quy định miễn thuế: hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN kể từ 01/01/2026. Tuy nhiên, miễn thuế không đồng nghĩa với miễn kê khai — nghĩa vụ thông báo doanh thu vẫn bắt buộc.
Về thời hạn năm 2026: do là năm chuyển tiếp, hộ kinh doanh phải kê khai 2 lần. Lần 1 trước ngày 31/07/2026, lần 2 trước ngày 31/01/2027. Từ năm 2027 trở đi trở về chu kỳ 1 lần/năm với hạn cuối 31/01 năm tiếp theo.
Về mẫu biểu: mẫu tờ khai là 01/TKN-CNKD theo Thông tư 18/2026/TT-BTC; mẫu sổ kế toán là S1a-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Về hình thức kê khai: ưu tiên điện tử qua eTax Mobile, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống Cục Thuế. Trường hợp chưa quen có thể đến trực tiếp Chi cục Thuế.
Về ngưỡng vượt 500 triệu: khi doanh thu lũy kế vượt ngưỡng, phải chuyển sang kê khai theo quý ngay từ quý phát sinh — không chờ đến cuối năm.
Kết luận
Năm 2026 đánh dấu bước chuyển quan trọng trong cách quản lý thuế đối với hộ kinh doanh tại Việt Nam: minh bạch hơn, điện tử hóa hơn và dựa trên dữ liệu thực tế thay vì ước tính. Cách tiếp cận của cơ quan thuế cũng thay đổi rõ rệt — từ kiểm tra và xử phạt sang hỗ trợ và đồng hành.
Với hộ kinh doanh, điều này đặt ra một yêu cầu mới: không chỉ kinh doanh tốt, mà còn cần quản lý doanh thu rõ ràng và tuân thủ đúng quy định. Hai mốc thời gian 31/07/2026 và 31/01/2027 không chỉ là hạn kê khai — đó là thước đo mức độ chuyên nghiệp trong cách vận hành hoạt động kinh doanh của mỗi cá nhân.
Nếu còn thắc mắc về bất kỳ nội dung nào, hộ kinh doanh nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc gọi tổng đài hỗ trợ thuế 1900 5749 để được tư vấn trực tiếp.
Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế không phải nộp hồ sơ hoàn thuế đúng không?